Müdürlüğümüze bağlı sağlık kurum ve kuruluşlarında araştırma, tez çalışması, anket ve benzeri çalışmalar yapmak ya da bu kuruluşlarda üretilen istatistiki verileri kullanmak isteyen kurum personeli ile gerçek veya tüzel kişilerin izin talebinde bulunması gerekmektedir. Araştırma yapılacak kurum ve kuruluşlara göre izlenecek süreç aşağıda belirtilmiştir. İstenen belgelerin doğru ve eksiksiz hazırlanması önem taşımaktadır.
1Birinci Basamak Sağlık Tesisleri
Doldurulması gereken formlar
2İkinci ve Üçüncü Basamak Sağlık Tesisleri (Hastaneler)
Önce etik kurul onayı alınmalıdır. Araştırma Taleplerini Değerlendirme Komisyonuna başvurunun ön şartlarından biri, etik kurul onayı verme yetkisine sahip bir kuruldan karar alınmış olmasıdır. Bu nedenle etik kurul onayı alınmadan herhangi bir kurum izni verilmemektedir. Etik kurullar onaylarını genellikle “ilgili kurumdan gerekli izin ve onayların alınması” koşuluyla verir.
Etik kurul onayı alındıktan sonra Müdürlüğümüze bağlı hastanelerde bilimsel araştırma yapmak isteyen araştırmacılar, aşağıda yer alan Ön İzin Formunu doldurarak çalışma yapmak istedikleri hastanenin başhekimliğine başvurur. Çalışma birden fazla sağlık tesisinde yapılacaksa her tesise ayrı ayrı başvurularak ön izin alınmalıdır.
Başhekimlikçe ön izin talebi uygun görülen araştırmacı, aşağıdaki belgeleri eksiksiz tamamlayarak kurumu veya üniversitesi aracılığıyla Müdürlüğümüz Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığına başvurur. Müdürlüğümüze bağlı sağlık tesislerinde çalışan ve bireysel araştırma yapmak isteyen personel, kurumu aracılığıyla Müdürlüğümüze başvurabilir.
Başvuruda istenen belgeler
a) Kurum üst yazısı: Uzmanlık, yüksek lisans, doktora tezi veya diğer talepleri belirten belge. Müdürlüğümüz çalışanları bireysel çalışmaları için dilekçe ile başvurabilir.
b) Ön İzin Formu: Çalışmanın yapılacağı sağlık tesisinin en üst amiri veya yardımcıları tarafından onaylanmış olmalıdır.
c) Bilimsel Çalışma Protokolü: Araştırmacı ile Müdürlüğümüz arasında çalışmanın kapsamını belirleyen protokol.
d) Etik kurul kararı: Yetkili bir kuruldan alınmış onay belgesinin aslı veya “aslı gibidir” onaylı sureti.
e) Bilimsel Araştırma Başvuru Formu: Formun sonundaki bölüm başvuru sahibi tarafından elle doldurulup ıslak imzalanmalıdır.
f) Taahhütname: Araştırmacı tarafından imzalanmış olmalıdır.
g) Aydınlatılmış Gönüllü Onam Formu örneği: Araştırmacı tarafından onaylanmış olmalıdır.
h) Kimlik ve öğrenci belgesi: Kurum çalışanları için kurum kimlik kartı örneği; öğrenciler veya aynı zamanda öğrenci olan çalışanlar için öğrenci belgesi.
i) Araştırmacıların kısa özgeçmişi: Sayfaları toplam sayfa sayısı üzerinden numaralandırılmış, ad, soyad ve unvanı el yazısıyla yazılmış, tarihli ve ıslak imzalı olmalıdır.
j) Tezi belirten belge: Uzmanlık tezi ise anabilim dalı başkanlığı veya klinik şefliğince onaylanmış ıslak imzalı belge; yüksek lisans veya doktora tezi ise ilgili enstitü yönetim kurulu kararı. Tez öneri formunun her sayfası danışman tarafından imzalı ve kaşeli olmalıdır.
k) Anket veya ölçek örneği: Çalışmada kullanılacaksa her sayfası sorumlu araştırmacı tarafından ıslak imzalı bir örnek eklenmeli, geçerlilik ve güvenilirlik için yararlanılan kaynaklar açıkça belirtilmelidir.
l) Bakanlık yazısı: Bakanlık izni gerekiyorsa.
Belgeler tamamlandıktan sonraki süreç
1Formlar araştırmacı tarafından doldurularak ıslak imzayla onaylanır. Doktora ve tez çalışmalarında tüm formlar danışman tarafından ayrıca paraflanır.
2Islak imzalı formlar, araştırmacının bağlı olduğu kurum veya üniversite aracılığıyla PDF olarak taranıp KEP sistemiyle Müdürlüğümüze gönderilir.
3Ön incelemede belgeleri eksiksiz bulunan araştırmacılarla iletişime geçilerek ıslak imzalı belgelerin asılları istenir.
4Belgelerin tesliminden sonra başvuru, Bilimsel Araştırma Başvurularını Değerlendirme Komisyonuna sunulur.
5Belgeleri eksik olan başvurular için araştırmacının bağlı olduğu kurum veya üniversiteye cevap yazısı gönderilir.
6Uygun bulunan çalışmalar için sonuç, başvurunun geldiği kuruma ve ilgili sağlık tesisine yazıyla bildirilir.
7Onay yazısını alan araştırmacı, yazıyla birlikte ilgili klinik, birim veya personel sorumlusuna başvurarak çalışmasına başlayabilir.
8Çalışma tamamlandığında araştırma sonuç raporunun bir nüshası İl Sağlık Müdürlüğü Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığına gönderilir.
3Puanlama ve Performans Ödemesi Talepleri
Başvuru, aşağıdaki dilekçeyle birlikte her çalışma için ayrı doldurulacak puanlama cetveli ile yapılır.